TradeCube accompagna ogni giorno aziende e lavoratori in trasferta oltreconfine e riceve una grande quantità di domande. Abbiamo quindi deciso di raccogliere in una sorta di FAQ quelle che ricorrono più frequentemente. Questa prima parte riguarda la parte formale del distacco, che è quella che permette alle autorità locali di effettuare le verifiche nella nazione ospitante.
Domanda principale (con la D maiuscola)
Tutti gli adempimenti che abbiamo visto nella check list per l’estero li dobbiamo attuare anche per un giorno solo?
Nella maggior parte dei casi assolutamente sì. Devono essere seguite tutte le regole anche per un giorno solo… e anche per un lavoro da pochi Euro.
Esistono delle esenzioni, ma ogni paese le ha configurate in modo diverso e non sempre trasparente.
Notifiche & Comunicazioni
Perché dobbiamo presentare la notifica? Non rientriamo nelle esenzioni?
E’ sempre onere del datore di lavoro italiano documentare e fornire evidenza dell’applicabilità delle esenzioni. Il che spesso significa produrre la documentazione contrattuale in lingua locale, chiedere il parere al cliente se è corresponsabile per gli obblighi, documentare le qualifiche e le esperienze lavorative dei dipendenti interessati. Molto spesso la normativa è poco chiara – ad esempio sul computo dei giorni – ed è opportuno chiedere un parere legale.
Bisogna quindi valutare bene i costi/benefici.
Perché mi consigli di nominare un referente/persona di contatto locale quando potrei nominare uno dei dipendenti in trasferta?
- Perché il tuo dipendente potrebbe non conoscere sufficientemente bene l’inglese o la lingua locale.
- Perché il tuo dipendente potrebbe non essere in grado di fornire informazioni sui rapporti di lavoro ai verificatori, oppure potrebbe fornire, anche in buona fede, informazioni incomplete e fuorvianti.
- Perché la persona di contatto deve generalmente avere con sé tutti i documenti relativi al distacco, compresi i contratti di assunzione, le buste paga di tutti i colleghi e a volte anche il contratto con il cliente finale. Devi valutare se questo è opportuno.
Attenzione: in alcuni casi la persona di contatto deve necessariamente essere un residente nel paese ospitante o un professionista locale, quindi non è possibile nominare un dipendente.
Ma devo proprio indicare i recapiti della persona sulla notifica?
E’ opportuno indicare i recapiti che permettano di raggiungere la persona interessata il più velocemente possibile. Un ispettore non vuole certo essere messo in attesa finchè qualcuno capisce di che cosa sta parlando e a chi lo deve indirizzare…
Quindi meglio non indicare i recapiti del centralino o la mail info, ma mail e numeri diretti e verificare attentamente che non ci siano errori di trascrizione.
I documenti necessari
Ma devo per forza tradurre i documenti?
Se obbligatorio per Legge certamente sì, anche perché in alcuni casi la norma prevede che tutta la documentazione, per avere validità, deve essere redatta nella lingua ufficiale. Con la conseguenza che non tradurre i documenti non rappresenta un’infrazione, ma è come se non esistessero proprio.
In secondo luogo quando ci si rivolge alle autorità nella loro lingua, soprattutto in occasione delle verifiche, migliora nettamente l’approccio. Quando chiediamo chiarimenti o riscontri alle autorità l’utilizzo della loro lingua accelera enormemente i tempi (e quindi diminuiscono anche i costi…)
Consideriamo che tradurre qualche pagina anche nella lingua più complicata ha un costo irrisorio rispetto a un’eventuale sanzione o alle ore che la gestione di un verbale di accertamento comporta.
Ma ti ho mandato l’Unilav, perché mi chiedi ancora il contratto di lavoro?
L’Unilav è un documento che fuori dall’Italia non ha alcuna rilevanza. Infatti non è altro che una comunicazione unilaterale fatta dal datore di lavoro a un ente pubblico italiano, che fuori dai nostri confini non ha autorità.
Il documento principe è il contratto di lavoro, firmato dal datore di lavoro e dal lavoratore, che deve contenere tutte le informazioni previste dal Dlgs. 104/2022 e dalla legge di recepimento locale.
In buona parte dei casi il contratto di lavoro può essere sostituito dalla Letter of Assignment (LOA), la lettera d’incarico alla trasferta, che TradeCube redige con tutte le indicazioni previste dalla Direttiva UE, prevedendo la firma di entrambe le parti.
Perché la carta d’identità di questo dipendente non va bene?
Potrebbe essere perché è scaduta o scade nel corso della trasferta, è logora o poco leggibile.
Oppure perché il dipendente è straniero e la sua carta d’identità non è valida per l’espatrio. Deve utilizzare il passaporto oppure la carta d’identità rilasciata dal suo paese d’origine, se è cittadino UE.
