Abbiamo affrontato nelle scorse settimane la tematica dei metodi di problem solving, in particolare analizzando uno dei più apprezzati, quello delle 8-D, sviluppato dalla Ford Motor Company. Il metodo è utilizzato a tutt’oggi da molte grandi aziende anche in caso di mancate conformità su beni venduti all’estero. In altre parole, le imprese italiane potrebbero trovarsi costrette a mettere in atto metodologie di questo tipo su richiesta di un cliente, che potrebbe richiedere un report adeguato per valutare la capacità di risposta e la possibilità di ulteriori inconvenienti, e decidere – positivamente o negativamente – su futuri ordini.
Quali sono le 8D da affrontare per arrivare alla soluzione e al report?
Quali sono le 8-D dell’omonimo metodo di problem solving? Ecco una descrizione completa, ovviamente da ritagliare sulle dimensioni e situazioni del caso di specie.
1-D, la formazione del team
La composizione del gruppo operativo è la chiave del sistema 8-D. E’ il prerequisito per ottenere un successo. Bisogna selezionare una squadra, solitamente da 4 a 10 membri, e scegliere un leader, un sollecitatore ed un segretario. I partecipanti dovrebbero avere conoscenze approfondite del prodotto e dei processi, disponibilità di tempo, e sufficiente autorevolezza.
2-D, identificazione del problema
Successivamente, bisogna identificare le origini del problema e capire il perché è sorto. Si inizia con un’analisi approfondita, per assicurarsi di non aver confuso i sintomi col problema. E’ meglio definire e circoscrivere il problema i termini quantitativi (chi, che cosa, quando, dove, perché, come, quanti) e usare una terminologia standard e condivisa.
3-D, contenimento dei sintomi
La priorità a questo punto è quella di isolare il cliente dagli effetti negativi del problema. Allo stesso tempo, bisogna attuare misure provvisorie per evitare che si ingigantisca. Anche se alcune misure sono piuttosto impattanti (ulteriore verifica del materiale pronto per la spedizione e del magazzino ecc…), il cliente va protetto in ogni modo, documentando l’attuazione e l’efficacia delle misure.
4-D, identificare le cause alla radice del problema
In questa fase si cerca di individuare il motivo per cui si è presentato il problema. I componenti del team investigano tutte le potenziali cause usando diagrammi di flusso, stratificazione e causa-effetto. Se il problema è nuovo, può essere utile esaminare tutti gli eventi in ordine cronologico. I membri del team devono determinare quali cause potenziali sono le più significative.
5-D, scegliere e verificare i correttivi
Questa è la fase più critica. Devono essere valutate tutte le proposte emerse nel punto precedente. I membri del Team devono essere consapevoli che la soluzione scelta sarà, nel futuro, incorporata stabilmente nel prodotto (o nel processo). Numerosi criteri sono disponibili per le verifiche sia nel breve periodo, sia nel lungo periodo. Da un punto di vista ingegneristico, verifiche al progetto e test di omologazione della produzione forniscono una moltitudine di dati. Test addizionali di laboratorio e fogli di controllo del processo possono verificare altri parametri del problema da risolvere. Qualsiasi metodo scelto per la soluzione del problema va enfatizzato nei termini di “chi” (la persona responsabile), “che cosa” (l’azione da intraprendere, in pratica la soluzione), e “quando” (deadline, il tempo).
6-D, implementazione dei correttivi
Il team passa alla parte realizzativa del piano d’azione. Tutti gli elementi vanno registrati in modo da verificare che le azioni vengano effettivamente adottate. Vanno registrati anche i cambiamenti della situazione via via che le azioni correttive entrano in esercizio. A volte, sono necessarie sessioni di formazione, parziali ri-progettazioni oppure la scelta di nuovi fornitori. Se si rendessero necessari interventi aggiuntivi, dovrebbero anch’essi essere sviluppati e documentati.
7-D, prevenzione del problema
Ove necessario, va sviluppato un diagramma causa/effetto per analizzare e scoprire quali segmenti di processo potrebbero far ripresentare il problema, magari sotto mutate spoglie. Si riscontra a volte la necessità di un cambiamento nello stile di management, oppure dell’implementazione di una procedura diversa per evitare le condizioni che hanno generato il primo problema. Non va scartata a priori l’esigenza, ove necessario, di più formazione anche per i quadri e i dirigenti. Il suggerimento potrebbe anche essere quello di nominare un altro Team, più specifico e competente, per migliorare localmente il sistema e le motivazioni dei leader.
8-D, congratularsi con il Team
Prima di tutto, occorre riconoscere pubblicamente il successo. Ad esempio, preparando un case study, pubblicando una memoria divulgativa, oppure produrre supporti multimediali, premiando poi i membri del team. Questo potrà portare, in futuro, a riduzioni ulteriori dei tempi di intervento.
Le PMI possono trarre grandi benefici dall’applicazione delle 8-D in tutte le aree, indipendentemente dalla dimensione. Le 8-D danno infatti eccellenti linee guida che consentono all’azienda di arrivare alle radici dei problemi. In questo modo, piuttosto che lenire i sintomi, viene curata la malattia, e diventa improbabile che lo stesso problema si ripresenti ed è possibile anche rispondere in fretta ai clienti, in particolare quelli più grandi, con report di qualità.
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