Una volta scelta la fiera a cui partecipare, è necessario calcolare bene i tempi di organizzazione e preparazione (circa 6 mesi prima della manifestazione). Per prima cosa, subito dopo aver concordato un budget e tenendo sempre conto degli obiettivi specifici della partecipazione, bisogna confermare la propria presenza all’ente organizzativo e mettersi subito in moto per la preparazione.
Prima della fiera. Come organizzare la propria presenza.
Una volta confermata la partecipazione, bisogna occuparsi della scelta e dell’organizzazione dello stand ideale. Anche in questo caso, tutto deve essere guidato dagli obiettivi aziendali, dall’immagine che l’azienda vuole proporre oltre che, ovviamente, dal budget a disposizione.
A tale scopo servirà richiedere diversi preventivi, in modo tale da tenere sotto controllo le possibili spese ed eventuali risparmi. I preventivi riguardano sicuramente l’area espositiva e le ditte di allestimento stand. Inoltre, è sempre utile avere un’idea precisa del personale aziendale coinvolto nella fiera e delle spese che spostamenti, vitto e alloggio comportano.
In base allo stand selezionato, poi, si procederà al progetto di allestimento. Questo, come già menzionato, dovrà essere in linea con gli scopi principali dell’azienda. Ad esempio, la promozione di un prodotto nuovo potrebbe essere agevolata da un piedistallo che metta in risalto la novità, oltre a presentare anche gli altri prodotti.
Organizzare un buono stand significa sfruttare al meglio la sua dimensione e creare un ambiente accogliente, che possa invitare i visitatori a fermarsi e a individuare in modo chiaro i prodotti.
Nel caso di una fiera resa rumorosa dall’accensione di impianti o macchinari, è consigliabile creare un’area riparata e tranquilla per gli appuntamenti e le trattative, così da essere disturbati il meno possibile.
Contemporaneamente alla preparazione dello stand bisogna occuparsi anche di quella del personale. I collaboratori vanno informati correttamente sul funzionamento della fiera e, soprattutto, sulle modalità di interazione con i visitatori e di esposizione dei prodotti.
Il rapporto tra il personale e il visitatore può essere il preludio a un rapporto commerciale duraturo, per cui si deve sempre tenere presente l’importanza della relazione umana che la fiera aiuta a stabilire, oltre alla mera esposizione dei prodotti. Pertanto, i collaboratori devono dimostrarsi aperti, dinamici e cordiali, attenti alle richieste dei visitatori e rispondere in modo sicuro, trasmettendo un’immagine di competenza.
Inviti e pubblicità
Il passo successivo riguarda la promozione della partecipazione e l’invio degli inviti. È bene ricordarsi, circa 2 mesi prima della fiera, di promuovere la propria presenza in fiera a clienti e partner già acquisiti, magari con un invito ad una particolare presentazione o a prendere visione di una novità, così come è necessario puntare ai potenziali clienti.
In entrambi i casi, è consigliabile entrare in contatto con i soggetti interessati tramite un invito, preferibilmente seguito da una telefonata e la fissazione di un appuntamento in fiera: in questo modo, si avrà la sicurezza dell’incontro e un’idea più chiara su cosa evidenziare nell’esposizione. Anche in questa fase, è bene ricordare che gli obiettivi aziendali costituiscono la linea guida più importante.
In quale settore voglio entrare e/o rafforzare la mia presenza? Dunque, quali sono i potenziali clienti da invitare?
Una volta svolte tutte queste procedure, la preparazione è completa e si aspetta la fiera vera e propria.
