Oggi TradeCube tratterà un argomento in apparenza banale, ma che ha il potere di causare pasticci burocratici potenzialmente costosi ed estremamente time-consuming, quello relativo ai documenti d’identità (ad esempio passaporto e carta d’identità) di chi si reca in trasferta all’estero.
Dobbiamo premettere che il documento d’identità non serve soltanto a passare la frontiera o in caso di controlli di polizia, ma è anche indispensabile per lo svolgimento di pratiche collegate, ad esempio, alla trasferta del lavoratore.
Ove necessitino autorizzazioni e permessi particolari per l’accesso ai cantieri, per evitare il pagamento di tasse e contributi, per lo svolgimento di attività particolari o ancora per la fruizione di servizi all’estero, il documento d’identità è fondamentale per procedere.
Ricordiamo inoltre che il nostro codice fiscale, che indichiamo dappertutto e consideriamo un dato indispensabile, fuori dall’Italia non ha alcune rilevanza: ogni comunicazione in genere richiede gli estremi dei documenti d’identità dei lavoratori, che dobbiamo sempre avere sottomano.
La carta d’identità
In Italia abbiamo, allo stato attuale, due tipi di carta d’identità: quella “vecchia” e cartacea e quella “nuova” o elettronica, sotto forma di tessera in plastica. Non c’è uniformità nel rilascio dei documenti: soprattutto in tempi di emergenza sanitaria può non essere facile ottenere il documento elettronico.
Questo può complicare le cose per le autorità oltreconfine che hanno a che fare con documenti non omogenei: tale confusione si può trasformare in perdite di tempo considerevoli.
Altro problema è che la carta d’identità “vecchia” manca di un dato che viene ritenuto essenziale in alcuni paesi oltreconfine, e cioè il genere, che appare sulla tessera sanitaria e sul passaporto. Quindi questo documento è valido per uscire dall’Italia ma potrebbe non essere accettato per lo svolgimento di altre pratiche.
L’indicazione è quindi di fare il possibile per munirsi di carta d’identità elettronica oppure, meglio ancora, di passaporto.
Il passaporto
Il passaporto è il documento principe per potersi muovere ovunque oltreconfine. Attenzione alla scadenza quando è richiesto che questo debba avere una validità residua di almeno sei mesi ed attenzione ai visti che vi vengono apposti, che potrebbero impedire l’accesso in alcune nazioni.
La tessera sanitaria
Dà diritto a fruire del servizio sanitario nazionale nella UE e nell’EFTA (Svizzera, Norvegia, Islanda e Liechtenstein). E’ quindi un documento molto importante: ricordiamoci che anche la tessera sanitaria ha una scadenza. Il duplicato della tessera sanitaria può essere richiesto tramite i servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate.
Lo stato dei documenti
Sembra banale, ma i documenti devono essere in ottimo stato e devono essere leggibili in ogni loro parte. Accade di vedere carte d’identità cartacee logore o stropicciate, oppure tessere consunte, crepate, piegate o parzialmente illeggibili o rivestite di nastro adesivo…
Le raccomandazioni per i trasfertisti o i viaggiatori
- Utilizzare sempre il passaporto, se posseduto, anche dove questo non è obbligatorio
- Non recarsi all’estero con documenti logori o parzialmente illeggibili
- Tenere memoria delle scadenze dei documenti ed attivarsi per tempo
Le raccomandazioni per i datori di lavoro
- Acquisire scansioni nitide, non sgranate e perfettamente leggibili di tutti i documenti dei dipendenti
- I files devono avere dimensioni contenute (questo non impedisce affatto di ottenere scansioni nitide)
- Non utilizzare fotografie, che non sono mai nitide ed in genere hanno dimensioni considerevoli
- Verificare l’adeguatezza dei documenti prima che il lavoratore si rechi all’estero, e che essi corrispondano alle scansioni in archivio
- Tenere uno scadenzario di tutti i documenti dei lavoratori
