Molte PMI italiane hanno capito molto bene quanto sia fondamentale la digitalizzazione. Purtroppo l’hanno capito nel modo più difficile, e nel giro di pochissimo tempo. In uno scenario in cui molti uffici amministrativi ancora stampano le fatture elettroniche, allegando alle stesse vari documenti che a loro volta nascono in formato digitale e vengono stampati, dove c’è ancora diffidenza nei confronti dei sistemi cloud e dove negli archivi condivisi regna l’anarchia, l’improvvisa necessità di lavorare da casa ha messo in luce istantaneamente tutte le debolezze dell’organizzazione.
Utilizziamo questo periodo per ottimizzare la digitalizzazione:
- Per valutare diverse soluzioni ed i loro vantaggi: quanto costa e che cosa comporta passare ad un sistema cloud? Quali sono i vantaggi ed i costi fissi? Che difficoltà comporta il passaggio dei dati?
- Per decidere come organizzare gli archivi informatici: esistono software di archiviazione che permettono ricerche sicure ed immediate sugli archivi condivisi, ma potrebbe essere sufficiente stabilire delle regole precise perché i file salvati sul server siano facilmente rintracciabili da tutti gli utenti interessati
- Per ottimizzare i sistemi di accesso remoto che si stanno utilizzando in questa fase di emergenza, nonché la loro sicurezza
- Per eliminare il più possibile la carta dagli uffici, aiutando l’ambiente e rendendo molto più fluido il lavoro
- Per riorganizzare la gestione della posta elettronica, adottando una policy che permetta il controllo a distanza dei lavoratori nel pieno rispetto della normativa sulla privacy e dello statuto dei lavoratori
Alcuni consigli molto pratici: privacy ma non solo
Le credenziali
E’ di grande attualità il tragico default del sito INPS. Ma quanti, dopo essere riusciti valorosamente ad accedere alla pagina “Covid-19 600 euro”, si sono accorti che il PIN non funziona, o non lo trovano più? Quanti piccoli imprenditori hanno a portata di mano le credenziali per accedere al proprio cassetto fiscale? E ai siti dell’INPS e dell’INAIL?
Se avete avuto il tempo di leggere fino qui avete anche il tempo di richiedere lo SPID, cosa che è possibile fare da casa tramite internet, con il riconoscimento tramite videocamera. Con lo SPID avrete un’unica password per accedere a tutti i siti istituzionali.
La firma elettronica
La burocrazia non si ferma e la firma del legale rappresentante è richiesta per fare una serie di cose urgentissime, ad esempio avviare le procedure per la Cassa Integrazione e tante altre attività burocratiche che non si fermano. Da casa può non essere semplicissimo stampare, firmare, scansionare e rispedire. La maggior parte degli imprenditori deve necessariamente possedere un dispositivo di firma elettronica. Oggetto preziosissimo in questo particolare frangente!! Dov’è il vostro? E ce l’avete a casa il lettore di smart card?
Sapete che la firma elettronica si può apporre tramite smartphone? Anche in questo caso è possibile richiedere il certificato effettuando il riconoscimento con la videocamera e svolgere tutto comodamente da casa.
La PEC
Non riuscite a configurare la PEC dal vostro smartphone come la posta normale? Nessun problema, ogni provider del servizio ha predisposto un’app comodissima per gestire la posta.
Ricordate di consultare la PEC anche nel periodo di chiusura, perché la PEC risulta consegnata anche se voi non la leggete, e potrebbero decorrere dei termini che non bisogna lasciare scadere.
I servizi della Camera di Commercio
Nel sito web di https://impresa.italia.it è disponibile il cassetto digitale dell’imprenditore. Si accede con SPID o con la Carta Nazionale dei Servizi ed è possibile consultare e scaricare gratuitamente tutti i documenti della propria impresa: visura camerale, visura soci ed amministratori, visura in lingua inglese, statuto ed atto costitutivo, ecc.
Non aspettate oltre: sfruttate questo periodo di inattività per iniziare un processo di digitalizzazione, anche a piccoli passi.
