Dopo aver affrontato gli aspetti generali relativi all’audit di un cliente straniero in seguito alla firma di un contratto o ad un rapporto di fornitura, andiamo a vedere cosa cercano concretamente gli auditor, e come prepararsi.
Cosa guarda l’auditor del cliente straniero? La risposta breve è: tutto
Come già anticipato, gli audit non riguardano solamente l’oggetto tecnico della fornitura. E’ possibile che coinvolgano anche il lato etico e commerciale, ma anche nel campo tecnico, gli auditor osservano il sistema azienda in un modo molto pratico e pragmatico.
L’obiettivo è verificare non solo che ci siano i “pezzi di carta” ma che esistano catene procedurali certe documentate per metterli in atto, per evitare i problemi o per risolverli una volta che si fossero verificati. Verrà messa alla prova la capacità dell’azienda di gestire il sistema dei report. Ad esempio, possiamo essere sicuri che gli auditor tireranno fuori tutti i report 8D passati per verificare l’applicazione dei correttivi.
La loro attenzione si concentrerà anche sul quadro generale. Ad esempio protezioni aperte, anche su lavorazioni per altri clienti, potrebbero suggerire loro che non ci sia un’attenzione generalizzata. Prima di tutto sono interessati che il loro prodotto sia realizzato seconde le normative e in sicurezza per tutti, anche collaboratori, non danno suggerimenti per prodotti di altri clienti, ma se vedono schermi di protezione alle macchine aperte, si chiederanno: “come mai?”.
In altri casi, segnaleranno alcune situazioni da migliorare non considerandole come errori o violazioni, ma semplicemente suggerendo un intervento. Ad esempio, colori troppo simili per scritte che identificano situazioni diverse. Altri elementi a cui fare attenzione:
- L’impresa dovrà avere ben chiari i propri obiettivi, e fornire parametri oggettivi su come pensa di conseguirli, sulle azioni da fare, sulle risorse, sui tempi
- La tracciabilità dei prodotti in ogni momento della produzione. Il cliente vuole sapere che i suoi prodotti sono identificabili e rintracciabili, indipendentemente dalla generica conoscenza dello staff
- Le verifiche devono essere effettuate e dimostrabili in tempo reale. Se c’è un registro, va aggiornato nelle tempistiche debite. Per un cliente non esiste che si “sistemino” le cose in un’unica volta, o magari prima che arrivi la certificazione o l’audit
L’enfasi è sulla Responsabilità della Direzione
Anche l’atteggiamento dell’impresa deve essere improntato al pragmatismo nelle risposte ai rilievi. Non è accettabile né l’atteggiamento generico del “ci lavoreremo”, perché tanto il cliente tornerà a verificare, né tantomeno quello di scaricare la responsabilità a questa o quella circostanza o all’operatore/collaboratore. E’ l’impresa ad essere responsabile di prevenire le circostanze o assicurarsi dell’efficienza dei collaboratori.
Ribadiamo: il cliente non è un organismo di controllo, che ha una visiona “burocratica” e con cui basta che tutto sia a posto in un determinato momento, per evitare sanzioni. Il cliente ha investito nella fornitura con la vostra azienda e vuole essere sicuro che l’investimento sia sicuro e protetto sul lungo periodo.
Cosa succederà dopo l’audit?
Il cliente dopo l’audit invierà un rapporto, che evidenzierà, se esistenti, le criticità, con eventuali suggerimenti su come modificare le procedure e le situazioni. Ogni argomento dell’audit trattato, (dalla sicurezza, alla produzione stesso del prodotto all’ambiente ecc.) riceverà un punteggio che porta ad un indicatore generale della bontà del fornitore e dei prodotti. E’ possibile migliorare il punteggio ottenuto perfezionando alcuni aspetti o risolvendo delle criticità rilevate.
Anche in questo caso, le parole non bastano. Servono procedure, piani di esecuzione, obiettivi, modalità e risorse. Le promesse, specie se non si è sicuri di poterle mantenere, sono una pericolosissima arma a doppio taglio anche perché, come detto, il cliente potrà tornare a verificare. (Tornerà sicuramente per verificare se le criticità, la dover è possibile, sono migliorate, specie se il punteggio finale non era ottimo)
L’internazionalizzazione è un processo che mette alla prova le imprese da molteplici punti di vista, costringendole a confrontarsi con realtà nuove e spesso di una complessità superiore. La creazione di una filiera procedurale, e il miglioramento della trasparenza dei processi aziendali può però non solo fare felice il cliente straniero, ma anche permettere alla nostra impresa di fare un “balzo qualitativo” che sarà utile anche per il resto delle commesse.
TradeCube, anche tramite partner specializzati, può aiutare l’impresa ad adottare un approccio mirato alla compliance, ovvero al rispetto di norme e procedure, analizzando l’intera filiera aziendale.
