Perché devo pensare a comunicare coi miei colleghi quando sono pieno di lavoro e faccio già fatica a finire tutto? Questa è la domanda che spesso ci viene posta quando parliamo di circolarità delle informazioni in azienda. Quando interveniamo per tentare di risolvere una criticità, riscontriamo in moltissimi casi che a causare, o a peggiorare la situazione, è stato il mancato passaggio di informazioni a diversi livelli, anche in periodi molto antecedenti all’emergere della problematica vera e propria.
Quando arrivano le brutte scoperte
Questo capita quando, ad esempio, si accetti una commessa senza avere la certezza dei tempi di produzione e di spedizione, delle eventuali difficoltà doganali o burocratiche, o ancora finanziarie in termini di effettiva ricezione del pagamento. Ma accade soprattutto con le trasferte all’estero, quando si scopre troppo tardi che delle norme (scritte o non scritte) non sono state rispettate.
Comunicazione interna e informazione come investimento
Lo diciamo spesso, lavorare con l’estero richiede la coordinazione di diverse aree e professionalità che devono lavorare in modo coordinato. Si tratta di:
- Vendere prodotti e servizi
- Tenere i rapporti con il cliente
- Preventivare i costi
- Pianificare la trasferta e i lavori da svolgere
- Prenotare hotel e trasporti
Tutte queste azioni, prese singolarmente, sono da mettere in atto con largo anticipo. Eppure, quando interveniamo, riscontriamo come alcune informazioni chiave non riescano a “transitare” da una parte all’altra, perfino all’interno dello stesso ufficio. E diventa perfino difficile recuperare informazioni semplici, come i dati fiscali del cliente.
I segreti di Pulcinella nelle nostre aziende
Purtroppo, in molte aziende manca la cultura della condivisione e della comunicazione. Per l’appunto, della circolarità. Ogni area, e spesso ogni persona, mantiene dei propri “segreti di Pulcinella”. Ciò accade per inerzia o scarsa attenzione, ma a volte, rappresenta un malcostume che coinvolge anche il comparto dirigenziale. Non si vuole che l’altro, anche se si tratta di un collega, sia a conoscenza di tutto, per un motivo “protezionistico”. A ogni passaggio, vengono così perse delle sfumature importanti del discorso.
Quando si decide senza informazioni, spesso si sbaglia
Il problema è che, quando si deve prendere una decisione senza conoscere tutte le informazioni, con delle aree buie, è molto più facile sbagliare. Questo, in caso venga alla luce una problematica (e accade più spesso di quanto si pensi) porta a perdite di tempo enormi, nettamente superiori a quelle necessarie per far circolare le informazioni in primo luogo. Ma non solo. Porta a conseguenze negative per tutti. Per l’azienda, che si trova a far fronte a costi e responsabilità, e per i suoi collaboratori, che si trovano incolpati per azioni da loro compiute ma che non avevano la possibilità di valutare appieno.
In questo senso, la circolarità delle informazioni rappresenta un investimento, ma anche un’assicurazione che copre tutte le parti e le aree coinvolte nell’intero processo.
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