I temi legati all’internazionalizzazione, come abbiamo spesso spiegato su queste pagine, richiedono un alto livello di integrazione tra i vari uffici e dipartimenti dell’impresa. Ad esempio, l’ufficio marketing che cura la strategia, il commerciale che punta a “finalizzare” le trattative, ma anche chi si occupa di spedizioni, e le risorse umane, in caso i prodotti richiedano un’installazione o in caso lo stesso commerciale si trovi a viaggiare per lavoro. Inoltre, l’ufficio legale deve necessariamente essere coinvolto, per valutare le possibili limitazioni e implicazioni legali, anche legate ai pagamenti.
La collaborazione passa dalla trasparenza su ruoli e responsabilità
Comprendere la necessità di quest’integrazione spesso richiede all’impresa e ai suoi membri un grande sforzo, tanto più se sono coinvolti anche elementi esterni come professionisti o risorse di altre aziende. Molte persone faticano a interagire, o tendono a chiudersi nei loro ruoli, anche per evitare possibili responsabilità impreviste o incertezze nell’esecuzione di attività.
Assegnazione di responsabilità – La matrice RACI
Per affrontare queste situazioni sono state studiate delle specifiche tecniche manageriali, una delle quali è la matrice di assegnazione responsabilità, o matrice RACI. La matrice mette in relazione ciascuna risorsa (o gruppo di risorse) dell’impresa con i processi aziendali in cui sono coinvolti stabilendo:
– Responsible. Attenzione alla traduzione: il Responsible è colui che esegue l’azione, colui che materialmente fa il lavoro.
– Accountable. L’Accountable (anche in questo caso la traduzione inganna) è chi ha la responsabilità finale. Detta in modo piuttosto brutale, la persona o l’ufficio che sarà chiamato in causa per primo se l’azione o il processo andrà storto. A differenza delle altre figure, ci può essere un solo Accountable in ogni processo.
– Consulted. È la figura che viene consultata per collaborare al processo, ha un ruolo attivo e può interromperne o alterarne il flusso. Ad esempio, un consulente.
– Informed. L’Informed è la parte che viene informata riguardo l’attuazione del processo. È un ruolo passivo che non ne prevede l’intervento.
Come realizzare una matrice di assegnazione responsabilità
Per realizzare una matrice RACI, i processi vengono solitamente indicati su un asse di una tabella. Sull’altro asse, si inseriscono i dipartimenti o le parti coinvolte. All’intersezione di ciascuna riga e colonna, andrà indicato il ruolo all’interno della matrice.
Uno dei vantaggi è che la matrice RACI permette di dare linee guida generali, ma anche di realizzare degli “esplosi” sempre più precisi man mano che si suddividono i sotto-processi e le loro sfumature, o i componenti dei gruppi. Inoltre, funziona sia che la risorsa in questione sia interna, sia nel caso di professionisti, componenti di altre aziende, e agenzie esterne.
Da notare che mentre non ci possono essere due figure Accountable, ci possono essere, invece, più risorse che realizzano il processo, sono informate o consultate. Inoltre, possono normalmente esserci delle caselle bianche, per player che non vengono mai interessate dal processo. Una volta creata, la matrice può essere continuamente dettagliata e perfezionata, prendendo in considerazione i suggerimenti delle persone coinvolte o dei professionisti interessati.
Nell’esempio sottostante, abbiamo ricostruito la matrice di assegnazione responsabilità per la creazione di quest’articolo:
Cosa può fare TradeCube
TradeCube può aiutarvi nella compilazione e nell’implementazione della vostra matrice di assegnazione responsabilità RACI nelle aree in cui è coinvolta, e anche a coordinarne la creazione nell’ambito di un progetto di internazionalizzazione.
