Quando si presenta la notifica/comunicazione di distacco per una trasferta di lavoro nell’Unione Europea, viene richiesta l’indicazione dei dati e soprattutto dei recapiti di una “persona di contatto”, o “contact person” o “liaison officer”.
TradeCube ha già analizzato questo argomento in un precedente articolo sul referente/rappresentante nelle trasferte UE, nel quale vengono approfonditi gli aspetti normativi.
Chi può essere nominato persona di contatto per le trasferte UE?
In linea generale si deve trattare di una persona che è presente nel Paese ospitante per l’intera durata della trasferta. Le regole di alcuni Paesi (tra i quali l’Italia) prevedono che la persona di contatto debba essere un delegato domiciliato nel Paese ospitante, che funga anche da depositario dei documenti per il periodo previsto dalla Legge.
In gran parte dei casi, la persona di contatto può essere uno dei dipendenti che vengono inviati in trasferta, purchè sia presente per l’intera durata del distacco. È essenziale ricordare che, qualora il dipendente nominato rientri anticipatamente dalla trasferta per qualsiasi ragione, sarà necessario presentare una comunicazione di variazione indicando un altro nominativo. In molti casi è necessario predisporre una delega o un incarico ad hoc per il dipendente, perché svolga l’attività di referente, o tenga i documenti, o entrambe le cose.
Nominare uno dei lavoratori come persona di contatto non è sempre opportuno
Un professionista o contatto locale incaricato di questa funzione normalmente addebita una fee per il servizio, quindi risulta certamente più economico nominare un dipendente. Molti datori di lavoro procedono in questo modo senza pensarci due volte. Ma è una buona idea?
La persona di contatto è in prima linea in caso di ispezione
- La persona di contatto deve esibire i documenti agli ispettori. Quindi deve avere a disposizione, tra l’altro, i cedolini e i contratti di lavoro dei colleghi, che rientrano sempre tra i documenti minimi da presentare. A volte anche il contratto con il cliente finale. Siamo proprio sicuri che ciò sia opportuno?
- La persona di contatto deve essere in grado di fornire informazioni ai verificatori relativamente al rispetto delle condizioni di lavoro vigenti nel loro paese e di rispondere alle loro domande.
- Gli ispettori generalmente non parlano l’italiano. In alcuni casi è espressamente richiesto che la persona di contatto parli l’inglese o la lingua del posto, ma anche se non lo fosse è ovvio che l’impossibilità di comunicare non agevola i rapporti.
Se arrivasse l’Ispettorato del lavoro in azienda…
Sarebbe una buona idea far gestire la verifica degli ispettori a un softwarista, elettricista, architetto, salumiere o autista? Che magari non parla benissimo la nostra lingua. In base a una consolidata esperienza, in caso di ispezione in azienda la situazione viene gestita da figure con funzioni manageriali o direttive esperte della materia e, quando possibile, con l’intervento dei consulenti esterni. Che cosa vi fa pensare che in caso di verifica in un Paese straniero il dipendente che si trova sul cantiere sappia gestire adeguatamente una verifica e interagire correttamente con gli ispettori?
Con TradeCube e Comic è possibile avere un professionista d’appoggio in ogni Paese UE
Una verifica mal gestita può generare incomprensioni che portano all’emissione di atti formali con conseguenze difficili da fermare. In tutto il mondo affrontare le verifiche con competenza e spirito collaborativo può prevenire l’insorgere di contenzioso e contribuire a fare chiarezza in caso di dubbi e malintesi. TradeCube e i suoi clienti si affidano al sistema COMIC, che garantisce l’appoggio di un professionista specializzato nei paesi coperti dal servizio. Tale professionista funge anche anche da persona di contatto e da depositario dei documenti obbligatori per il periodo previsto dalla Legge.Un servizio veramente innovativo che garantisce al datore di lavoro un supporto specialistico per affrontare le criticità che si possono materializzare nel corso della trasferta, tra le quali le ispezioni delle autorità competenti
