Comunicare, all’interno dell’azienda, è importante. L’abbiamo sentito mille volte. Pochi però si soffermano nel dare una spiegazione a chi si chiede perché. E nelle aziende capita spesso. Perché impiegare tempo in più? Perché cambiare qualcosa che ha sempre funzionato? In particolare, il tema delle trasferte internazionali ci offre la possibilità di sintetizzare le criticità che possiamo affrontare, o spesso, prevenire, partendo dai fondamentali.
Comunicazione e trasferte estere: linguaggio e contenuto fanno la differenza
In azienda, quando c’è un buco nel passaggio di un’informazione, e il nodo viene al pettine, può essere un problema. Spesso però, non lo è, perché c’è tempo per intervenire. Viceversa invece, quando abbiamo colleghi o dipendenti all’estero, che magari si trovano senza supporto, o peggio, questionati dalle autorità locali magari in un’altra lingua, è quasi sempre un grosso problema. Le conseguenze sono potenzialmente molto più immediate, e particolarmente gravi, con sanzioni come il divieto di operare, pene detentive o monetarie importanti.
Toni e linguaggi inadeguati
Il primo errore che possiamo osservare è dato dal tono e dal linguaggio. Spesso, alcune imprese utilizzano le proprie comunicazioni con il dipendente per stabilire un rapporto di forza, come a volte fanno o hanno fatto certe parti dello stato. Le Forze dell’Ordine, ma anche l’Amministrazione Finanziaria. Dicendoti qualcosa che non riesci a capire appieno, metto in chiaro che sono io a comandare, che sono io in una situazione di superiorità. E tu non arriverai mai al mio livello. Tra l’altro, questo malcostume a volte appare quasi come un complesso d’inferiorità.
Nella comunicazione comanda il ricevente
Il ragionamento può anche funzionare, nel perseguimento di un rapporto di potere. A patto però che a noi non interessi nulla dell’effettiva esecuzione delle istruzioni o dell’andata a buon fine del procedimento sottostante. Dove l’obiettivo è invece trasmettere un’informazione, portare a termine un’operazione o una qualunque attività concreta, è una garanzia di fallimento. Una comunicazione che non viene compresa dal destinatario, è una comunicazione che ha fallito. La regola forse più importante, è proprio che nella comunicazione a comandare non è chi la emette, ma chi la riceve. Il tono ed il linguaggio devono essere funzionali al perseguimento di un obiettivo. Ed è chi opera sul campo a rappresentarne l’ultimo e più concreto veicolo.
Mai dare per scontato
Ma anche il contenuto è fondamentale. Spesso, ci si concentra sul fornire le informazioni strettamente richieste dalle normative. Ignorando la praticità, o anche la semplice tranquillità mentale del ricevente. L’esempio – realmente accaduto – è quello del dipendente perfettamente informato sulle norme di sicurezza di un paese estero, e anche di quella che sarà la sua retribuzione, che però perde l’aereo perché si presenta al gate d’imbarco con la carta d’identità consumata. Informazioni anche molto semplici vengono quotidianamente date per scontate in base ad esperienze altrui o precedenti. O magari per risparmiare tempo. Ma considerando le potenziali conseguenze, è facile mettere in prospettiva come una perdita di tempo possa trasformarsi velocemente in un investimento.
Sono due metà dello stesso problema. L’utilizzo di componenti di linguaggio inidonei all’assolvimento dell’obiettivo pratico. Da una parte, perché inadeguati ad essere compresi dal ricevente, dall’altra perché incompleti in base alle informazioni d’origine del ricevente. Attorno al quale, ribadiamo, ruota e deve ruotare tutto il procedimento.
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