Nella seconda fase dell’emergenza relativa al coronavirus, o COVID-19 che dir si voglia, la comunicazione svolge un ruolo fondamentale, non solo all’esterno, ma anche all’interno dell’azienda, in quanto i protocolli per la riapertura devono essere letti, accettati e compresi da tutti i dipendenti e collaboratori.
A rendere ancor più pressante la necessità di trasmettere il messaggio è il fatto che la responsabilità delle violazioni e l’onere del controllo sono in capo al datore di lavoro. Per metterla brutalmente: se arriva l’Ispettorato del Lavoro e trova dipendenti senza mascherina, magari anche per il tempo di una sigaretta, si rischia la chiusura.
La posta elettronica è il metodo principale
La posta elettronica in questo periodo ha trovato come mai prima d’ora riconoscimento, se non ufficiale, almeno ufficioso ed è pacificamente considerata, anche
quando non certificata, un modo efficace di esprimere la comprensione delle indicazioni. Proprio in occasione dell’emergenza Covid la norma ha riconosciuto espressamente, ad esempio, la validità della trasmissione via e-mail ai lavoratori in smart working dell’informativa sulla sicurezza.
Quindi, si tratta del mezzo più valido, in assenza di un indirizzo di posta certificata, per comunicare con il lavoratore le norme relative al protocollo, e per ricevere la conferma. Attenzione, non conferma di apertura o di lettura. Il suggerimento è sempre quello di ottenere uno specifico riscontro dal quale emerga esplicitamente la comprensione del contenuto. L’ideale sarebbe, quando possibile, di anticipare l’invio con una telefonata, anche perchè non sappiamo, all’interno della famiglia, quali siano le persone che hanno accesso alla casella di posta…
Evitiamo carta e penna
Da evitare, per ovvi motivi logistici, l’invio cartaceo, magari ex post. Utilissima la possibilità di utilizzare gli altri strumenti informativi aziendali per ricordare l’importanza di leggere e rispondere. Da sottolineare anche che sia le penne sia i fogli di carta stampata possono essere veicolo di diffusione del virus e quindi meno carta gira meglio è ai fini del contenimento del contagio.
Eliminiamo (una volta per tutte) il burocratese
In molte imprese, si usa volutamente un linguaggio difficile per mantenere o accentuare il distacco con i lavoratori. Non è questo il momento per “politiche” di questo tipo che, tra l’altro, non hanno senso di esistere nel mondo moderno.
Per realizzare le mail di cui parliamo, è fondamentale utilizzare un linguaggio chiaro e comprensibile al ricevente. Questa sarebbe anche la regola di OGNI TIPO di comunicazione, ma in questo particolare caso, può fare la differenza tra l’operatività e la chiusura. Consigliamo di mettere da parte il burocratese, approfittando magari per pensionarlo definitivamente.
L’informazione continua in azienda
E’ indispensabile prevedere, una volta rientrati in azienda, un’informazione di mantenimento su quali siano le pratiche corrette. Anche in questo caso, occorre considerare che il lavoratore è in azienda principalmente per lavorare, quindi il contenuto dev’essere di rapidissima e chiara comprensione. Si possono utilizzare volantini, anche realizzati in economia, schermi digitali, o momenti di formazione interna.
E’ particolarmente importante agire ed intensificare la comunicazione verso coloro che dovranno vigilare e consigliare sul rispetto delle previsioni, siano responsabili, preposti o altre figure facenti parte del Servizio di Prevenzione e Protezione. Esistono corsi di formazione a distanza che in 4 ore riassumono tutte le criticità (ad esempio quello realizzato da LIA Bergamo) e che comprendono anche degli accenni ai meccanismi psicologici su come affrontare situazioni difficili.
Pianificazione delle reazioni
E’ anche necessario uno sforzo di pianificazione, possibilmente con la consulenza di esperti nel campo, su come gestire dal punto di vista della comunicazione eventuali problematiche, come la presenza di collaboratori positivi al virus o semplicemente “sospetti” per limitare sia i potenziali danni all’immagine dell’impresa, sia quelli al collaboratore stesso, consentendogli di non essere “ghettizzato”. Occorre immaginare anche le possibili contromisure in caso le previsioni di sicurezza non siano rispettate bilanciando bene l’utilizzo di mezzi “soft” con l’apertura di procedimenti disciplinari per chi ignora i protocolli.
La regola è la trasparenza
Anche in questo caso, con tutte le limitazioni date da privacy e diritti dei lavoratori, la trasparenza è l’aspetto chiave. In un’emergenza si enfatizzano le problematiche di comunicazione e, sempre di più, una mancata comunicazione equivale ad un “lasciapassare” per pensare il peggio.
Il rispetto delle regole relative a Privacy e riservatezza non è un inutile appesantimento burocratico, ma una questione di rispetto delle persone e tutela dei lavoratori: necessita quindi un approccio positivo e costruttivo mettendosi nei panni dei lavoratori o delle persone che potrebbero subire discriminazioni.
Una nota:
Sarebbe importante richiedere ai propri dipendenti l’autorizzazione a scattare fotografie in azienda che ritraggano gli ambienti (con le segnalazioni) e le persone al lavoro con i dispositivi di sicurezza. Questo di modo da documentare l’effettiva e continua attuazione delle misure, just in case…
