La comunicazione è un tema centrale per le aziende che vogliono abbracciare l’internazionalizzazione. Ma se è vero che molti afferrano, o quantomeno intuiscono, l’importanza di comunicare verso l’esterno per promuovere, pubblicizzare o informare, spesso risulta molto più trascurata la centralità dell’aspetto interno.
Internazionalizzare significa non solo abbracciare una nuova strategia che porta con sé nuovi adempimenti e rischi del tutto peculiari, ma anche dare il via ad una nuova mentalità, che sappia lavorare fuori dagli schemi canonici.
Per avere successo, devono essere sfruttate al meglio tutte le funzioni della comunicazione interna. Questo non può avvenire con modelli di comunicazione prettamente verticali, che operano piramidalmente dall’alto al basso, né tantomento orizzontali-burocratici che fanno transitare istruzioni e informazioni in una sola direzione. Richiede invece l’impostazione di un moderno modello reticolare con comunicazioni bidirezionali e trasversali tra vari settori e livelli.
L’Ufficio Estero è… tutta l’azienda
Le norme che riguardano il commercio estero sono dopotutto per loro natura trasversali, e coinvolgono produzione, amministrazione, commerciale, logistica. La tendenza a “scaricare” le criticità su un solo dipartimento aziendale non può funzionare. La favola di un “Ufficio Estero” che si prenda in carico qualunque problema o necessità senza che nessun altro se ne interessi è quantomeno ingenua.
Ad esempio, nessuno meglio di chi produce un prodotto sa cosa ci sia dentro, e cosa potrebbe rappresentare un problema in dogana. E’ ad esempio il caso dei componenti “dual use” che, anche se apparentemente innocui, potrebbero essere utilizzati in campo militare. Sono informazioni che può avere con completezza solo chi sul prodotto ci mette le mani.
L’amministrazione deve ovviamente essere al corrente di tutte le specificità relative alle transazioni internazionali, ma anche, ad esempio, delle restrizioni all’invio di lavoratori all’estero. Gli stessi lavoratori che vanno all’estero devono essere consapevoli delle normative da seguire e degli eventuali rischi nel caso non vengano rispettati. L’illecito “involontario”, in particolare in tema di lavoro, è dietro l’angolo.
Il commerciale evoluto
Chi svolge il lavoro commerciale si trova in una posizione particolarmente difficile, in quanto ha la necessità di comprendere tutte le ramificazioni amministrative e doganali, ma anche finanziarie, che possono derivare da una loro vendita o da un contratto. Chiunque abbia da redigere documenti o compilare moduli deve essere al corrente del corretto modo per farlo, e delle conseguenze di eventuali errori.
La formazione è fondamentale, ma l’informazione non può e non deve limitarsi ad incontri formativi in senso stretto. Occorre operare con un continuo scambio di informazioni che porti alla consapevolezza di tipicità e criticità. In altre parole, ridurre l’informazione riguardo ai temi dell’internazionalizzazione a uno “scaricabarile” non solo non è efficiente, ma porta con sé importanti rischi.
